בשנים מאז שערקתי להייטק, אני מבינה על מה מדברים עם מילים כמו "מצויינות" ו"טכנולוגיוּת". שלושת הכלים פה הם כלים מאוד בסיסיים שעובדים איתם בחברות האלו, ושלא מספיק נפוצים מחוץ להייטק.
הכלים האלה מתאימים לעצמאים, לעסקים קטנים ולחברות גדולות. הייתי עצמאית, עבדתי בעסקים קטנים והיום אני בחברה גדולה. עשיתי את שלושתם ולכן מדברת מנסיון.
למה הכלים האלו? משתי סיבות:
- מחיר זול: לכולם יש אופציה חינמית טובה (או כלולים במחיר שאתם כבר משלמים) והשדרוגים זולים מאוד.
- בעיה אמיתית: כל אחד מהם פותר בעיה אמיתית שגוזלת זמן – ניהול קבצים, תקשורת ארגונית וניהול משימות. הפתרון של הבעיה יחסוך לארגון זמן יקר.
Google Drive לניהול קבצים
מה זה
גוגל דרייב הוא אחסון קבצים בענן. בעברית פשוטה זה אומר שבמקום שהאחסון עם כל הקבצים נמצא על המחשב שלכם – האחסון עם כל הקבצים נמצא באינטרנט וזמין לכל מי שיש לו גישה.
איך זה עוזר
כולם עובדים על אותו קובץ: כשכל הקבצים נמצאים באחסון אחד שנגיש לכולם (בכפוף להרשאות), אפשר להעביר מסמכים יותר בקלות. לא עוד "גרסה עדכנית", "גרסה עדכנית 2", "גרסה אחרונה קובץ אחרון בידי".
קובץ אחד שעובדים עליו, מעירים עליו הערות וכולם נמצאים באותו מקום ורואים אותו דבר. כשמישהו מעדכן – השינוי נמצא בקובץ. כל זה במקום שציפי מנהלת הלקוח תקבל קבצים עם תיקונים ותטמיע את השינויים בעצמה ידנית כל פעם שצריך לעדכן מספר.
אפשר להסתכל על גרסאות קודמות, אפשר לשלוט בהרשאות – מי עורך, מי יכול רק להעיר ב"עקוב אחר שינויים" ומי יכול רק לצפות.
אפשר לסנכרן עם המחשב: מי שאוהב לעבוד עם קבצים על המחשב – אפשר לסנכרן עם המחשב וליצור תיקייה של גוגל דרייב על המחשב, שמסתנכרנת עם זאת שבענן.
כולם יכולים לשמור את הקבצים באותו מקום: אפשר ליצור תיקיות אישיות בתוך זה – "הקבצים של ליאור", "קבצים של עידן" או לסדר שכל הצוות שומר את המסמכים בתיקייה לפי נושאים – "מחקרים 2024", "גרפיקות ל{{שם לקוח}}".
מידע לא הולך לאיבוד: כשעובד עוזב, אפשר להעביר את המייל והקבצים שלו למי שמחליף אותו לראש הצוות, במקום להעביר קובץ-קובץ שמא צריך משהו.
חלופות
אם אתם עם אאוטלוק של העבודה ולא עם ג'ימייל – כנראה שהפתרון שלכם הוא OneDrive של מייקרוסופט, ולא Google Drive.
מחיר
כלול במחיר של הג'ימייל של העבודה. אם יש לכם מייל של העבודה בממשק ג'ימייל – זה בחינם.
Slack – אפליקציית צ'אט לעבודה
מה זה
ארגונים שעדיין מתקשרים בווצאפ, אתם לא מבינים מה אתם מפספסים. איזה עולם חדש מופלא זה סלאק.
ווצאפ יכול להיות לדברים הממש דחופים שלא בטוח שרואים בסלאק, אבל כל דבר שקשור לעבודה – הולך לשם. וממש כמו ווצאפ – יש סלאק במחשב, בדפדפן וסלאק באפליקציה.
איך זה עוזר ליעילות
שקט ומיקוד: אתגר גדול של עבודה הוא להישאר ממוקדים בעבודה ולא להתפזר לצדדים. סלאק מאפשר בדיוק את זה: צ'אט עבודה שיש בו רק אנשים שעובדים איתך.
בווצאפ השיחה עם המנהלת תופיע ליד הצ'אט עם החברות או הווצאפ של הגן, שהרבה יותר מעניינים.
בסלאק פשוט אין את הסחות הדעת האלה.
כל מי שתיקשר עם העבודה בווצאפ יודע שאין דבר כזה "פשוט תתעלמו מהודעות שלא קשורות לעבודה".
קבוצות: בסלאק זה נקרא ערוצים. אפשר לפתוח בקלות ערוץ של שלושה אנשים לטובת שיחה יעודית שסוגרת פינה. אתם צריכים לדווח על משימה לשני אנשים שונים? יאללה ערוץ.
עוד בונוס: בסופי שבוע אתם לא תיתקלו בטעות בהודעות או אנשים שקשורים לעבודה. אני לא יכולה להסביר כמה הכלי הזה והשקט שהוא מביא איתו – משנים חיים.
בתפקידים או ארגונים שעובדים הרבה עם נותני שירות חיצוניים – זה לא פתרון הרמטי. עדיין אין מנוס מווצאפ. ועדיין – זה יפחית משמעותית את כמות הסחות הדעת. אם אני יכולה שתקחו רק כלי אחד – זה זה.
חלופות
אפשר להעביר מסרים מידיים בווצאפ ובטלגרם. הבעיה שהן לא יחודיות לעבודה ובדיוק בזה באתי להילחם.
מחיר
הגרסה החינמית תספיק להרבה ארגונים, אם אתם רוצים היסטוריית הודעות של יותר מ-90 יום, המחיר הוא 8.75$ לחודש. לארגון. לא לאדם. אם זה לא מספיק – החבילה הבאה היא ב- $15. במונחים של ארגון זה כלום כסף בחודש, ושעה אחת של עובד/ת שנחסכת כי הם לא היו בווצאפ אלא התקדמו במשימות – ואתם מחזירים את ההשקעה עם עודף.
Asana – ניהול משימות
מה זה
אסאנה הוא כלי לניהול משימות: מה המשימות שלך בכותרת, בפירוט, מה הדדליינים, ועוד.
איך זה מגביר פרודוקטיביות
אפשר לראות מה המשימות: אחד מגזלני הזמן הכי גדולים, חוץ מהסחות דעת חיצוניות, זה לא לדעת מה המשימות שלכם. כי יש יותר מדי ואתם כבר לא זוכרים, כי אתם לא יודעים לתעדף, כי אין משימות דחופות כרגע, כי אתם לא מאורגנים מספיק. ניהול משימות זה פער.
בעבודות הראשונות עבדתי עם מחברת ומהזכרון. מאז הפסקתי והחיים שלי נהיו יותר טובים ויותר יעילים.
אפשרויות תצוגה לפי הצורך: כל עובד יכול לבחור איך להציג את המשימות ואיך לארגן אותן. אפשר להציג משימות לפי דדליין ואפשר לתת להן חלוקה פנימית, כל אחד לפי מה שנוח לו. אני אוהבת להציג בלוח שנה (תצוגה שבועית) כדי לראות מה מחכה לי. לשייך לפי מה משימה טכנית, מה תוכן, איזו משימה היא רק פולואפ. אפשר לסווג אותן גם לפי "חשוב", "דחוף", "חשוב ודחוף", "יום אחד כשיהיה זמן".
אני מדי פעם עוברת בין אפשרויות תצוגה בהתאם לצורך. כשאני רוצה להבין מה הדבר הבא אני בתצוגת קלנדר, כשאני רוצה לראות מה כל המשימות שלי אני בתצוגת "כל המשימות". לקח לי זמן לגבש את הפורמט שהכי נוח לי. וזה בסדר. אי אפשר להיות רק פרודקטיבי אם זה לא נוח.
פרויקטים ותתי-פרוייקטים: לשייך לפרוייקטים ותתי-פרוייקטים. למשל כשעבדתי בסוכנות (לרבות הסוכנות שלי כעצמאית), כל לקוח היה פרויקט. ובתוך זה היתה חלוקה פנימית של SEO, PPC, סטודיו ועוד. מנהל/ת הפרויקט יכולה לעקוב אחרי כל המשימות השונות, ההתקדמות בהן, הדדליינים, מי הגיש ומה עוד פתוח ועוד.
בונוס: אפשר לשייך ליותר מפרויקט או תת-פרויקט אחד.
בונוס: אתם לא צריכים לחכות לאף אחד. פתחתי לי אסאנה לניהול פרויקטי ה-SEO של הלקוחות שלי כשהייתי עצמאית. אפשר לפתוח את זה למשתמש אחד כדי לנהל את המשימות שלך בעצמך.
חלופות
Monday.com, Trello, Miro, Meistertask ועוד.
אני ממליצה על Asana כי אני רגילה ועובדת איתה כבר כמה שנים, אבל בתכלס רוב הכלים נורא דומים. אופציה ב' שלי היא מאנדיי.קום, רק כי היא חברה ישראלית.
מחיר
יש גרסה בחינם שהיא טובה דיה להרבה. החבילה הבאה ב-$10, אח"כ ב-$24.
סיכום
יש המון כלים נוספים לשיפור פרודקטיביות. אבל שלושת אלו הם חבילת בסיס מאוד טובה שעונה על שלוש בעיות אמיתיות.
אי אפשר להצניח שינוי טכולוגי ממש גדול ביום אחד. כלי אחד כל פעם. לכן ההטמעה – לפתוח לכולם יוזרים, ללמד אותם ואז להרגיל אותם להשתמש בזה – יכולה להיות קצת מסורבלת או לקחת זמן, אבל מרגע שזה נכנס לארגון – זה מושלם.
אני לא מטמיעה את הכלים האלה, לא מקבלת עמלה על אף אחד מהם. אני רק מספרת על מה קיים, והלואי שיותר ארגונים ישתמשו בזה.
