התחושה שאנחנו רוצים לעשות יותר משאנחנו מספיקים – לא זרה לנו. המרדף אחרי המשימות מתיש, מעיק על הנשמה ולעומת זאת אין כמו הסיפוק בלסיים משהו. וכמובן – אין כמו תחושת ההקלה שנמהלת במבוכה כשסיימתם משימה שדחיינתם חצי שנה, ישבה לכם על הנשמה חצי שנה – ובסוף לקחה רבע שעה לבצע.
למי שחדש פה – היי, אני ליאור, אני מקדמת אתרים (SEO), עובדת בעיקר עם חברות טכנולוגיה ומוצרים טכנולוגיים שפונים לחו"ל (בעיקר שוק אמריקאי, אבל לא רק), כותבת בעברית כי אין לי כוח לפוזה.
ואלו הטיפים הכי טובים שלי לניהול זמן ולפרודקטיביות.
העצות מחולקות לריכוז, תכנון לו"ז, ןעבודה בתוך הפרויקט. לא הכל תמיד מתאים לכולם, אבל בתוך העצות האלה בטוח תמצאו משהו שמתאים לכם.
ריכוז: תרחיקו הסחות דעת
1. תרחיקו את הטלפון
גזלן הזמן הראשון. זה מתחיל ב"אני רק רגע עושה —–", ואחרי חצי שעה אתם לא מבינים איך נשאבתם.
שימו אותו בחדר אחר או בתיק רחוק מכם ותראו ישועות.
לגבי ווצאפ: נכון שיש ווצאפ גם במחשב. מי שיכול להרשות לעצמו לעבוד עם סלאק – אני ממליצה. ואם תצליחו להעביר את הארגון שלכם מלתקשר בווצאפ ללתקשר בסלאק – בכלל זכיתם. ואם אתם עצמאים ואין לכם סלאק בארגון – שני מספרי טלפון. אחד לעסק ואחד לחיים האישיים.
2. תשתיקו רעשי רקע
אתם באמת צריכים את כל הנוטיפיקציות האלה במחשב ובטלפון? באמת באמת? אני מנחשת שלא, ושזה סתם גוזל, ויושב לכם על פומו.
כנ"ל קבוצות ווצאפ שאפשר לארכב. ושלום לקבוצות מסירה וקבוצות שכונתיות. בשביל הפעם ב- שאני צריכה מכם משהו, אני אכנס לבד לארכיון.
3. תחזיקו שני מחשבים
את הטיפ הבא קיבלתי מניר אדר, אושיית טכנולוגיה ומי שמכיר מכיר. שני מחשבים. אם אתם עובדים בחברה שמספקת לכם מחשב אתם בטוח מכירים את זה. אבל זה מאוד נוח כשיש לכם מחשב אחד לכיף – נטפליקס, משחקים וגם צרכים לוגיסטיים ביתיים – ומחשב שני שהוא רק עבודה בלי סושיאל מחובר.
לא להזליג את המחשב שנתנו לכם מהעבודה – לחיים האישיים; ואם אתם עצמאים – להחזיק שני לפטופים. זאת הוצאה מוכרת.
כן, זה יקר. אבל מי שיכול להרשות לעצמו – אני ממליצה בחום.
שני שנים הייתי עם מחשב אחד, ורק כשמהעבודה נתנו לי מחשב נוסף – הבנתי כמה זה מייצר נקיוּת והפרדה. אז כשהמחשב האישי שלי התחיל להתעייף, השארתי אותו כמחשב חיים אישיים, וקניתי מחשב נוסף שיהיה לצרכי עבודה.
4. חוסם אתרים
אם יש לכם מחשב אחד, תוספים לכרום שהם חוסמי אתרים יכולים לעזור לכם לחסום אתרים לפי ימים ושעות. בזמן עבודה – אי אפשר להיכנס. תודה סליחה.
תכנון לו"ז ותיעדופים
5. מה האבנים הגדולות שלכם להיום?
טיפ שעזר לי מאוד הוא להבין מה ה-דבר שאני צריכה לעשות היום ואם עשיתי אותו – זה הכי חשוב. הגעתי לזה אחרי שנים של להרגיש שלא משנה מה אני עושה – זה פשוט לא מספיק. שלא לומר – אני לא מספיקה. ברגע שהגדרתי כל יום מה ה-משימה היומית שלי, או מקסימום מה השתיים היומיות – זה שחרר אצלי הרבה וגם עזר לי לתעדף.
כל המשימות היומיות שלי הן בתוכנת ניהול משימות (ראו סעיף), אבל בראש (או על נייר) אני מחזיקה את שתי המשימות הגדולות, ואז כל מה שאני מצליחה מעבר – בונוס.
6. לוקח פחות משתי דקות לבצע? תעשו את זה על המקום
זאת שיטה שמוכרת מאוד בעולמות האינבוקס זירו.
יש משהו שצריך לקרות ולוקח פחות משתי דקות לבצע? תבצעו. "רק לשלוח מייל", "רק לשלוח ווצאפ", "רק רגע לקרוא". כאלה. חבל שישב עליכם.
7. חשוב לעומת דחוף
לא יכול להיות חשוב ודחוף באותה מידה, וזאת כנראה העצה הכי מוכרת בספר, ובכל זאת:
תבחינו בין חשוב ודחוף, חשוב ולא דחוף, דחוף ולא חשוב, ולא חשוב ולא דחוף. כל משימה מקבלת יחס אחר.
זאת טבלת ה"חשוב/דחוף" שכולנו מכירים.
יש לי קצת השגות עליה. לא פעם החשוב נדחה מפני הדחוף. לפעמים אני אומרת "שהעולם יחכה, עכיו אני עושה את מה שחשוב". לשים בלו"ז יכול לעזור לי מאוד.
8. אל תסכימו להכל
לא צריך להגיד כן להכל. זה שואב זמן ובהכרח ישאיר אתכם עם פחות זמן לדברים אחרים – משימות או חיים אישיים.
ויותר מזה – לא פעם זה לא רק האירוע עצמו, זה גם המסביב: ההכנה לפגישה או להרצאה או לפרויקט; ואז כל מה שצריך לקרות בעקבות זה. ולכן אם אפשר לסרב – סרבו. אבל אפשר גם לנסות לשנמך:
פגישה פרונטלית שתצריך מכם נסיעה אולי אפשר להעביר לפגישת זום.
פגישה אונליין אולי יכולה להיות אימייל.
תכנון פרויקט וביצוע משימות
9. תעשו רשימה
להוריד לכתב משימות משחרר אתכם מהשאלה האם שכחתם משהו. לכן בדרך כלל אני ממליצה להוריד משימות לכתב.
אם אתם נרתעים מטכנולוגיה, או שיש עליכם דברים קטנים וזריזים – לפעמים דף ועט זה הפתרון הכי טוב. אני עושה את זה לפעמים, בעיקר עם רשימה קטנה של דברים שאני הולכת לבצע עד סוף היום וכללת סעיפים קצרצרים.
כשעבדתי 5 ימים בשבוע במקום שנמצא שעתיים נסיעה מהבית, הייתי עושה בגוגל קיפ רשימה עם משימות שאני רוצה לעשות כשאגיע הביתה. מ"לגזור ציפוניים" ועד "לדבר עם-" או "להכין אוכל למחר". כל דבר, כדי שכשאגיע הביתה עייפה אני לא אשכח דברים שרציתי לעשות.
10. תעבדו עם תוכנה לניהול משימות
אני מעריצה גדולה של תוכנה לניהול משימות, במקרה שלי Asana. גם מאנדיי פופולריים, וגם טרלו. זה כלי מדהים שמאפשר לפרוט פרויקטים גדולים למשימות ותתי משימות, להדביק דדליינים למימות, לארגן לוחות זמנים ולהאציל סמכויות.
כלי ניהול משימות מאפשרים גם לשמור קבצים, לכתוב לעצמכם הערות על סטטוסים של משימות כדי שעצמכם של העתיד תוכלו להיזכר מה עשיתם ואיפה הפסקתם וגם למה.
תוכנה לניהול משימות זה דבר מדהים ומשדרג חיים גם בפרוייקטי חיים האישיים. באחריות.
אם יש לכם פרויקט שאתם לא מצליחים לארגן ואתם רוצים עזרה בארגון שלו ללו"ז ולמשימות, ועזרה טכנולוגית בלהתחיל (הכלי עצמו הוא בחינם) – דברו איתי
11. תבינו מה אתם עושים ומה הדבר הבא
לבזבז זמן על להבין מה למען השם צריך לקרות כרגע – זה רוצח שקט של זמן.
לכן – תדעו מה אתם עושים. גם "כרגע ברגע זה ממש" וגם במשימה הגדולה יותר. מה המשימה הבאה. מה את צריכה כדי לבצע אותה.
וזה לא משנה אם המשימה כרגע היא לנקות לפסח, כרגע אתם שואבים את תכולת מגירת הסירים והמשימה הבאה היא להחזיר את הסכו"ם למקום;
או שהמשימה היא מחקר מילות מפתח לאתר חדש וכרגע אתם עובדים על חיפוש נושאים לפוסטים בנושא "תכנון ארוחות".
12. תעשו דבר אחד בכל פעם
אפשר לנסח את זה כ"לעשות דברים בטור ולא במקביל".
אבל אם אתם יושבים על לבצע משימה – אל תקפצו למשימה אחרת, לא יצא מזה טוב. בסוף במקום לסיים משימה אחת, יהיו לכם שתי משימות שלא סיימתם. ובדרך כלל לא, זה לא שמחר תהיו טובים יותר ותסיימו את שתיהן.
אתם יכולים להגיד "עשיתי X מתוך המשימה הזאת ועכשיו אני צריכה הפסקה למוח ואני אחזור אליה אח"כ ובינתיים אני עושה את Y". אבל לקפוץ בלי מחשבה לא יקדם אתכם, רק ירחיק.
13. אל תעריכו 100% תפקוד כל הזמן
כשאתם מתכננים לו"ז משימות – הנטיה היא להניח שאתם הולכים לתפקד על 100% כל יום. זאת טעות. לא בכל יום אפשר לעבוד 100%.
הכנות הזאת עם עצמכם תאפשר לכם להציב יעדים לכם או לצוות שלכם ולתכנן את המשימות בצורה הרבה יותר ריאלית.
יש לי חברה (היי בר!) שכשעושה רשימת מטלות, מסמנת מדרגות של 60%, 80% ו-100%. כלומר "מה אני יכולה להספיק ביום גרוע, ביום בינוני וביום מצוין". זה עוזר לה לא לדחוס יותר מדי ולהפחית סטרס של "אעההה לא עמדתי במשימות שלי".
14. תגזרו זמנים
כשמתכננים פרויקט או לו"ז, לגזור זמנים זאת תכלס דרך נוספת לנסח את "אל תעריכו 100% תפקוד כל הזמן".
תנו בדדליינים מרווח שמניח שדברים יקרו וישבשו לכם את הפרויקט, כי דברים יקרו וישבשו לכם את הפרויקט. ואם לא יקרו? זכיתם.
