איך להגיע ל- ולשמור על אינבוקס (כמעט) ריק ומינימליסטי?

בוקר אחד קרה לי נס קטן. נכנסתי לתיבה ואחרי כמה דקות קצרות, היא נראתה ככה. ריקה לגמרי ממיילים:

זה לא היה במקרה. שנים שהתיבה שלי מאוד מינימליסטית. אבל באותו יום היא התרוקנה לגמרי והגעתי לקרקעית. זה יותר ישים וקל ממה שאתם חושבים.

למה לרוקן את המייל?

כי כשהתיבה בהצפה, אי אפשר לראות מה יש בפנים. מיילים הולכים לאיבוד. הדברים החשובים והדברים הדחופים והניוזלטרים והקבלות והעדכונים – כולם ביחד במקום אחד. אי אפשר למצוא את הידיים ואת הרגליים, וחבל.

אינבוקס באידאל הוא תחנת מעבר: מה שלא צריך – ביי.

מייל הוא לא כלי לניהול משימות. הרבה מאיתנו עובדים עם תוכנה כזאת – בין אם זאת מחברת או תוכנה ממש. אגב, התוכנה האהובה עליי היא אסאנה (Asana), אבל אין כמעט הבדל בינה לבין מאנדיי (Monday.com), טרלו (Trello) וכו'. בטח אם זה לשימוש שלכם לארגן את החיים שלכם.

ואתם יודעים מה? גם אם מייל הוא כן כלי לניהול משימות, כדאי שהוא יהיה מסודר וממויין איכשהו כדי שתוכלו להתמצא בין משימה למשימה.

וגם כי להעביר מייל מהאינבוקס לתיקייה זה הדופמין הכי קל בעולם. "הנה, סימנתי וי על משימה". אין זריקת דופמין קלה מזה.

איך אני מרוקנת את המייל שלי

אם לא הייתי מלכלכת על לתת שם לשיטה טריוויאלית, הייתי קוראת לזה "שיטת ליאור שפירא לאינבוקס נקי".

עם כל הכבוד לאינבוקס זירו, אני יותר קלה עם עצמי. בדרך כלל יש לי כמה הודעות בודדות בתיבת הדואר, בדרך כלל באזור החמש. אחרי שהודעה מסיימת את תפקידה – היא עוברות לתיקייה. זה לא אפס, אבל זה קרוב מאוד לשם. זה לא האפס המושלם, אבל זה טוב דיו.

העקרונות שלי הם:

1. תיקייה אחת אליה אני מעבירה את כל מה שסיימתי איתו
2. מה שלפולואפ או בהמתנה למישהו – פתוח
3. מה שאני צריכה לבצע – מסומן כלא נקרא

הכל בתיקייה אחת

יש לי תיקייה אחת ויחידה, בשם /טופל . הסלאש חיוני כי סידור התיקיות בג'ימייל הוא אלפבתי ואני רוצה שהתיקייה שלי תקפוץ לפני האותיות באנגלית. מצידי תקראו לה "AAAA רוחל'ה", העיקר שהיא תהיה ראשונה.

למה תיקייה אחת? כי בהתחלה ניסיתי למיין תיקיות לפי נושאים וגיליתי שני דברים:

1. המחשבה לאן למיין את זה הופכת למטלה. זה הפוך מהמטרה. כמה שיותר קל – מגדיל את הסיכוי שזה יקרה.
2. אני לא משתמשת בתיקיות. בכלל.
   כשאני מחפשת מייל – אני משתמשת בשורת החיפוש. בין אם זה לפי מילת מפתח בתוכן, בין אם זה לפי המייל של השולח. מעולם מעולם בהיסטוריה האנושית המתועדת לא טרחתי להיכנס לתיקייה לחפש.

למה תיקייה ולא למחוק? כי לא הכל צריך למחוק. יש דברים שאפשר למחוק בכיף, כל מני "תודה שרכשת" בני שנה ומשהו, אבל יש גם, במיוחד במיילים אישיים, דברים שאין סיבה למחוק.
גם להתחיל לחשוב על מיילים האם שווה למחוק את זה או לא והאם יש לזה ערך – מיותר לגמרי.

מה שלפולואפ – פתוח

פתוח לפולואפ זה דברים שאני ממתינה בהם למישהו אחר, ולא רוצה לשכוח.

למשל מישהו ששלחתי לו תזכורת על תשלום ואני ממתינה למענה.
או התכתבות עם תמיכה טכנית על סוגייה, שאני צריכה לעשות משהו איתה אחרי שהבנתי מה אני צריכה לעשות. אחרי שאני עושה את הדבר לשמו התכתבתי – המייל עובר ל"/טופל".
או הרשמה, או עניין רפואי או ביורוקרטי של מישהו שאני תלויה בו במענה.

בשיטת אינבוקס זירו היו מציעים לי לשים את המייל על סנוז. זאת אופציה, אני מעדיפה שלא. אין לי סיבה טובה, עניין של הרגל.

מה שאני צריכה לבצע – מסומן כלא נקרא

הדברים הקלאסיים שמסומנים כלא נקראו:
קבלות שצריכה להוריד ולהעביר לתיקייה שתישלח לרואה חשבון בסוף החודש;
התכתבות שמחכה למענה ממני;
משהו שצריכה לשלם;

כמה טיפים טכניים לטיפול באינבוקס:

הביצוע של השיטה שלי נורא פשוט:

1. ליצור תיקייה בג'ימייל.
2. להעביר לתיקייה את כל המיילים מהאינבוקס, 100 כל פעם עד שנגמר. גם אם זה לוקח חצי שעה או שעה, אפשר גם בכמה פעימות אם אין לכם כוח. אבל אני מציעה לשמוע פודקאסט או משהו. וכן, אני יודעת שמדובר באלפים או עשרות אלפים. לפני עשור, עשיתי את זה בערך 9 שנים אחרי שפתחתי את התיבה. אולי אפילו עשיתי את זה בכמה פעימות, אבל היפה בג'ימייל שאפשר להעביר 100 במכה. לא זוכרת אם 100 זה הדיפולט לתצוגה או שצריך להגדיר ידנית.
3. כל מייל חדש לטפל, ולהעביר כשטופל.
4. תצוגה: למעלה מה שלא נקרא, למטה מה שנקרא. זה יוצר הפרדה בעין. מהמחשב בוחרים בגלגל השיניים הקטן שבצד המסך ("הגדרות מהירות"), גוללים למטה ל-Inbox type ואז בוחרים שקודם מה שלא נקרא (Unread First).

איך מגדירים שמה שנכנס לתיקייה "טופל" כבר לא יופיע באינבוקס הרגיל?

כדי להוציא מייל מהאינבוקס ולהעביר אותו לתיקייה אחרת:

במחשב בוחרים בתפריט שמעל לכותרת המייל -> Move to -> ואז לוחצים על תיקייה הרלוונטית (במקרה שלי /טופל)

בטלפון לוחצת על התווית האפורה "תיבת דואר נכנס". הלחיצה פותחת את יתר התיקיות, ואני בוחרת בתיקייה הרלוונטית.

לא צריך לשמור ולא צריך כלום. כשאני חוזרת לאינבוקס – המייל כבר לא שם.

אם זה לא עבד

1. האם בחרתם ב"Move to"? יש מצב שבמקום זה העברתם ללייבל אחר. לייבל ותיקיה זה לא אותו דבר.
2. האם הורדתם את תגית האינבוקס ("תיבת דואר נכנס")? אם לא – זה עוד שם. במקום שבו העברתם ל"/טופל" – תורידו את סימון האינבוקס.

הסרת הרשמה מרשימות תפוצה

אין לי אוטומציות במייל. הכל אני עושה ידנית. אם אני צריכה להעביר משהו באופן אוטומטי לתיקייה ושידלג לי על האינבוקס – למה אני צריכה אותו למייל מלכתחילה? מה שאני לא רוצה לראות בכלל באינבוקס, אני עושה לו הסרה מרשימת התפוצה.

אני מציעה גם לכם בחום רב להסתכל בתיבה על המיילים שאתם מקבלים. בלי להכיר אתכם, כנראה שהרבה מהם הם מיילים מרשימות תפוצה שפעם נרשמתם אליהן (בכוונה או בטעות) ולא פתחתם.

קחו כמה דקות ותסירו את עצמכם מהרשימות האלה. אין סיבה שהן יסתמו לכם את המייל.

אם במקרה לא נעים לכם ממישהו, אני אתן לכם טיפ בתור אשת שיווק? גם לחבר'ה ששלחו לכם את המייל זה יעשה טוב. אחוזי פתיחה זה דבר אמיתי במיילים וכל מערכת דיוור נותנת לנרשמים שלה אנליטיקות לראות את אחוזי הפתיחה האלו. כשאתם מסירים את עצמכם מרשימות של מיילים שלא פתחתם, אתם מורידים להם מהרשימה נרשם גרוע ובעצם מעלים להם את אחוזי הפתיחה.

גם התיבה שלכם תהיה פחות עמוסה וגם עשיתם להם טובה.

שיטת אינבוקס זירו

מי שהפכו את זה לשיטה ממוסדת הם החבר'ה של Inbox Zero. הם אפילו נתנו לזה שם. כל דבר שנשמע נורא טרייויאלי אבל פתאום מקבל שם של שיטה – אני חושדת בו. אין לי כוח לשטויות האלה. אז אנחנו נתייחס לזה בנימוס וקצת חשדנות.

השיטה מפרקת את מה שעושים עם מיילים לחמש פעולות:

1. למחוק
2. להאציל סמכויות
3. להשיב
4. לעכב
5. לבצע

בבלוג של מעיין אלכסנדר יש פוסט טוב על אינבוקס אפס. זה הפוסט הכי טוב שקראתי בעברית על השיטה. יש עקרונות שכן הייתי מאמצת אבל אחרים – עדיף שלא. למשל לענות קצר: למה? לפעמים עדיף ארוך, ויש כאלה שיותר פשוט להם.

לסיכום העניין

בדרך לתיבה ריקה או מינימליסטית, יותר חשוב מלמצוא את השיטה הכי טובה – זה למצוא את השיטה שהכי מתאימה לכם. לרבות לעשות התאמות בשיטה שלי או באינבוקס אפס כדי שתתאים לכם. העקרונות אחלה, ושכל אחד יבצע את ההתאמות שלו.

זה לא SEO. הפוסט לא עוסק באתרים או בקידום אתרים (שזה תכלס המקצוע שלי והסיבה שהאתר הזה קיים). אבל זה עוזר לעבודה היומיומית שלי, והבלוג הזה הוא ה-מקום שלי לזרוק את הטיפים הדיגיטליים שעובדים לי (למשל טריקים בדפדפן כרום).

הפוסט לא יקדם אותי מקצועית אבל הוא יהפוך את החיים של מישהו לטיפ-טיפה יותר טובים, וזה דבר גדול.